Оплата ТО

Оплата туроператору/поставщику

Инструкция предназначена для всех сотрудников компании, у которых есть необходимость оплачивать те, или иные счета (заявки на оплату подаются через заполнение гугл-форму, если есть несколько сотрудников и отдел бухгалтерии).

Порядок действий

  1. Тур подтвержден
  2. Проверяем крайние сроки оплаты.
  3. Получаем счет от поставщика
  4. Заполняем заявку на оплату
  5. Формируем платежку согласно заявке и очереди оплат
  6. Контролируем поступление оплаты поставщику
  7. Заносим информацию в реестр сделок

Как проверить крайние сроки оплаты?

Во избежание неприятных ситуаций с туроператором и туристами нужно проверять крайние сроки оплаты перед бронированием, чтобы не получилось так что турист рассчитывал на одни сроки оплаты, а туроператор выставил другие.
Все сроки оплаты описаны на сайтах туроператоров в разделе турагентствам / оплата.
Если в страну отдыха нужна виза, то полная стоимость должна быть оплачена до момента подачи на визу.

Как заполнить заявку на оплату в CRM, если используется, нет — пропустить

  1. Выберите вид заявки на оплату:

1.1. оплата ТО. Выбираем при оплате туроператору.

1.2. прочие оплаты. Выбираем, когда нужно оплатить любой другой счет, отличный от платежей туроператору, например: клининг, курьерские услуги, турвизор, интернет и прочее.

1.3. возврат. Выбираем, если нужно оформить возврат физ. лицу.

  1. Добавочный номер — указываем добавочный номер сотрудника, кто оформляет заявку на оплату
  2. Сумма к оплате или возврату (руб.) – указываем сумму, которую необходимо оплатить ТО
  3. Крайняя дата полной оплаты/возврата — нажимаем на стрелочку и выставляем дату. Здесь нужно указывать дату 100% оплаты по туру, даже если это предоплата. Важно, указывать те даты, какие выставляет ТО
  4. Скан счета — прикладываем счет поставщика, если это возврат — прикрепляем заявление от туриста.
  5. Вид оплаты

6.1. полная — если оплата 100%

6.2. предоплата — если оплата частичная

6.3. возврат

  1. Номер договора например, ЕК-209-21198
  2. Срочный платеж? Ознакомиться с очередью платежей.

8.1. обычный платеж

8.2 валютный платеж

8.3. другое (в комментарии пишем: завтра заезд, например).

  1. Это возврат?

9.1 да

9.2.нет

  1. Название поставщика — указываем поставщика, чей счет.
  2. Номер заявки у поставщика номер заявки у ТО, если нет – пишем нет;

 Где взять счет

  1. Если у туроператора/поставщика есть личный кабинет, то счет скачиваете сами. Находите нужную заявку и скачиваете счет.
  2. Если нет личного кабинета, то счет отправляется на эл.почту reservation@vega-travel.ru

Когда оплачиваем счет туроператору

  1. Турист должен внести оплату по туру, без оплаты от туриста, поставщику ничего не оплачивается.
  2. Сумма оплаты поставщику не может превышать сумму, уплаченную туристом.
  3. Все оплаты проводят согласно очереди оплат.

Очередь оплат

Все заявки на оплату, поданные до 16:00 МСК, будут оплачены в тот же день. Все заявки, которые пришли после 16:00 МСК будут оплачены на следующий день по курсу ТО следующего дня.

Все рублевые платежи (туры по России, Абхазии, Белоруссии) платим согласно крайним срокам оплаты туроператора (независимо оплатил ли нам турист сразу 100% или только предоплату).

Исключения составляют:

  • срочные счета:
  1. тур забронировали сегодня – оплатить нужно до конца рабочего дня;
  2. тур забронировали сегодня – крайний срок оплаты завтра.
  • валютные счета. Обращаем внимание, что если курс у ТО на следующий день будет выше (увеличится на 30 копеек и более), то данный счет оплачивается сразу. Если курс у ТО на следующий день будет ниже, то счет можно оплатить на следующий день.

Курс на следующий день известен после окончания торгов на бирже, это примерно после 12.00 по МСК. Посмотреть курс на завтра можно на Яндексе (ввести в строке поиска курс доллара/евро на …. и поставить дату).

Внимание! Так мы можем только посмотреть динамику (растет или падает). Курс у туроператора отличается от курса ЦБ, и обычно составляет курс ЦБ+2-2,5%.  

Как сформировать платежку

Все платежки формируются в личном кабинете вашего интернет-банка на основании выставленного счета от ТО, на примере банка Тинькофф.

  1. Заходим в банк.
  2. Жмем в верхней панели кнопку создать, выбираем ПЛАТЕЖ В РУБЛЯХ:
  3. Нам открывает окно, где нужно ввести:

Наименование контрагента/получателя/ФИО *- вводим как указано в счете на оплату

ИНН контрагента/получателя *- вводим как указано в счете

КПП контрагента/получателя * – вводим как указано в счете

Счет получателя * – вводим как указано в счете

БИК банка получателя * – вводим как указано в счете

Сумма * – вводим сумму, которую будем оплачивать. Обязательно указываем значение НДС (в счете указано без ндс или с ндс, нужно отметить что нам надо

Назначение платежа * – указываем то что просит оператор (написано какое назначение обычно в конце счета). Если назначение указано неверно, то оплату не разнесут и на заявку не поступят деньги. Внимательно проверяйте перед отправкой! См. Пример

  1. Далее жмем отправить на подпись

Контроль оплаты счета

  1. После отправки платежки на подпись, нужно проконтролировать поступления поставщику.
  2. Если оплата поступила, то в личном кабинете туроператора/поставщика будет отражено в заявке, где была оплата.

Как правило, разнесения платежей по заявкам происходит в течении 1-2 раб.дней.

  1. Если по истечению этого времени, оплата по заявке не разнесли, то нужно связаться с туроператором и проверить отправленную платежку на предмет правильного указания реквизитов. Вероятно, вы неправильно указали номер заявки или сделали ошибку в реквизитах и платеж туроператору не ушел.
  2. Когда оплата отразилась в заявке у туроператора отмечаем в реестре сделок.
  3. Когда заявка полностью оплачена у туроператора в л/к, будет стоять статус ОПЛАЧЕНО. Если по заявке висит долг, то он будет показан сколько.